Cómo la gestión documental puede reducir los costos de tu pyme

La cantidad de información que se maneja hoy en día en la pyme, tanto en formato papel como en formato digital, es tan grande, que se hace indispensable la adopción de un sistema de gestión documental.

El objetivo principal de un sistema de este tipo es la organización de archivos y la gestión de documentos de manera eficiente permitiendo almacenar documentos de manera segura a través de procedimientos sencillos.

Con la llegada de las nuevas tecnologías, los sistemas de gestión documental han permitido “jubilar” las estanterías y armarios llenos de documentación para pasar a disponer de sistemas de gestión documentales integrados y con una capacidad de almacenamiento infinita. A continuación, veremos cómo un gestor documental nos ayuda a reducir costos:

• Al integrarse con sistemas de gestión documental, los procesos son más eficientes. Gracias a la optimización de procesos se consigue eficiencia en la ejecución de tareas que requieren de la generación o tratamiento de documentos. La información clave no debería estar en sistemas locales, sino en un repositorio centralizado y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta…) Trabajar con un buen programa de gestión documental en la pyme evita malas prácticas como el trasvase ineficiente de documentación a través del email y carpetas de red, herramientas que no son seguras y pueden provocar, por ejemplo, incidentes por hacer pública información confidencial.

Ahorra tiempo y espacio físico

La gestión documental permite almacenar todo tipo de documentación, en cualquier formato. Los documentos digitales se guardan de forma sencilla en un gestor documental, y para los que llegan en soporte papel, existen procesos de digitalización que a través de escáneres o máquinas multifunción permiten transformar un documento en papel de varias páginas en un solo archivo digital.

A través de dichos sistemas de gestión documental, las pymes ahorran en almacenamiento de papel guardando toda la documentación en formato digital con el consiguiente ahorro del espacio físico.

Parte del ahorro del espacio viene dada también indirectamente por el control de versiones del documento. Con esta funcionalidad, podremos gestionar y consultar el guardado de versiones, rescatando las diferentes versiones ejecutadas sobre el mismo documento y retomándolo desde cualquier punto, evitando así la duplicidad de los mismo

De la misma forma, también es identificable el ahorro de tiempo en las búsquedas.

Gracias a la asignación de metadatos y reconocimiento OCR, podremos buscar la documentación por multitud de parámetros, como pueden ser el nombre del documento, texto contenido, por sellos y notas, índices, formato, número de páginas…

De media, los empleados invierten cerca de un 30 o 40 por ciento del tiempo de trabajo en buscar la información necesaria para realizar sus funciones diarias. Los efectos de no encontrar esta información, no localizarla a tiempo o no disponer del formato adecuado producen unos elevados costes para la organización.

Ahorra dinero

Se estima que se puede obtener un ahorro entre el 50% y 70% en material de oficina, como papel, toners, fotocopias, faxes, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores…

La utilización de un gestor documental permite a los empleados reducir el tiempo que dedican al archivado y búsqueda de documentación y centrar sus esfuerzos en otras tareas que aportan más valor para la organización, por lo que el ahorro de tiempo, espacio y dinero en el día a día es considerable.

Ahorro gracias a la seguridad de la información

Un gestor documental debe ser un sistema completo, no sólo almacena información de forma ordenada y optimiza los procesos, sino que permite asegurar la información ante siniestros y eventos catastróficos.

Este debe contar con un sistema de respaldo que esté localizado en una ubicación diferente a la del sistema principal, de tal manera que permita restaurar la información en caso de que se produzcan catástrofes como pueden ser incendios, inundaciones, robos, ataques informáticos…

El coste de la pérdida de información puede ser tan alto que incluso puede llevar al cierre de la organización.

Del mismo modo, un sistema de gestión documental se controla el acceso a la información. Podemos saber quién accede a un determinado documento, en qué momento, qué operaciones realiza con el mismo… y permite también la realización de copias de seguridad para que toda la información de nuestra organización esté siempre a salvo.

En definitiva…

• El tiempo de consulta se reduce
• Los documentos electrónicos son más fáciles de editar, reutilizar y enviar
• Al archivo electrónico se puede acceder desde cualquier ubicación geográfica de forma inmediata.
• Se minimiza la posibilidad de extravío o pérdida de documentos.
• Se garantiza una mayor seguridad y trazabilidad de la información
• Se ahorra tiempo, espacio y dinero en nuestro día a día

Toda pyme, independientemente de su tamaño y características, necesita de la gestión documental, un sistema que sea capaz de guardar la información de forma útil y que permita acceder a ella de manera sencilla y a través de diferentes dispositivos, cumpliendo los requisitos de seguridad oportunos.