e-Doc Manager digitalización de documentos y gestión documental
optimiza los tiempos y gestión de documentos en tu empresa con e-doc manager en ecuador. Una de las mejores herramientas para manejo de documentos digitales, digitalización de documentos a gran escala.
Sistema de GestiónDocumental “e-Doc Manager”
a) Descripción del sistema y beneficios
e-Doc Manager es una versión superior y más completa del Sistema de Gestión Documental Quipux, que permite la creación, registro, trámite y seguimiento de los documentos físicos y electrónicos que se envían y reciben en la organización; adicionalmente, permite firmar electrónicamente los documentos que se generan en el sistema.
- Modernización de los procesos de gestión documental.
- Cambio cultural en el manejo de la documentación.
- Cumplimiento de normatividad y tendencias de cero papel.
- Ahorro en los costos de papelería, fotocopiado, tinta/toner, energía eléctrica y espacio físico, racionalizando así estos recursos.
- Estandarizar los procesos de gestión documental.
- Centralización del Archivo y Correspondencia.
- Disminución en tiempo de trámite, respuesta y consulta de la documentación.
- Mejorar la eficiencia y la calidad del servicio al ciudadano e interinstitucional.
- Efectividad en la toma de decisiones con acceso oportuno a la información.
- Trazabilidad y disponibilidad: Las máximas autoridades y jefes de las dependencias tienen la posibilidad de conocer el flujo histórico de los documentos, con el fin de identificar los usuarios involucrados y el responsable del trámite.
- El sistema permite controlar los términos de vencimiento establecidos para cada tipo documental según el plazo asignado.
- Seguridad de la información.
b) Funcionalidades del sistema
Entre las principales mejoras realizadas al sistema Quipux, tenemos las siguientes:
Creación de expedientes y manejo de los documentos en base a un número único de trámite.
Creación diferentes tipos de documentos con plantillas y formularios. Por ejemplo: contratos, solicitudes de pago, solicitud de vacaciones, etc.
Administración de tipos de trámites y documentos con descriptores y tipos de anexos
Firma electrónica de documentos con más de un remitente
Contamos con un nuevo componente de firma electrónica que soporta la firma en el estándar PDF Signature; este nuevo componente funciona por medio de java web start por lo que ahora es posible realizar la firma electrónica con múltiples navegadores web.
Contamos con un nuevo componente web que permite escanear documentos directamente desde el aplicativo.
Se actualizó el editor de texto del sistema, se habilitó la opción para incluir imágenes en los documentos generados en el sistema y se mejoró la compatibilidad al elaborar tablas.
Búsquedas en el texto de los documentos, esta opción añade funcionalidades a la búsqueda avanzada permitiendo la localización de documentos buscándolos por medio de su contenido. Los documentos son indexados desde su elaboración por lo que se puede realizar la búsqueda en miles de documentos obteniendo resultados en fracciones de segundo.
El sistema permite firmar los archivos que se encuentran cargados como anexos en el sistema; es decir que ya no se requiere ingresar a páginas de terceros para firmar los documentos electrónicamente y posteriormente subirlos al sistema.
Permite realizar a los ciudadanos/usuarios externos realizar pagos en línea por los trámites que se generan en la Institución. Al momento se integra con Pay Pal.
Bandejas compartidas, el sistema permite a los usuarios compartir sus bandejas de documentos recibidos y en elaboración con otros usuarios de modo que estos puedan ver la información que estas contienen; esta funcionalidad ya no está restringida únicamente a los “Jefes”.
Cuenta con varios métodos de autenticación: propia del sistema, LDAP, Active Directory, Sistemas CAS, entre otros
Nuevo módulo de Archivo Físico, permite:
• Creación y administración de tablas de retención documental
• Clasificación de documentos en base a los tipos documentales
Envió de notificaciones a las asistentes sobre la documentación recibida y enviada por los jefes de área.
Nuevos reportes
Nuevo cuadro de sumillas en los documentos.
Reingeniería de varios módulos del sistema como por ejemplo: login, seguridades del sistema, registro de documentos, el módulo de transacciones, búsqueda avanzada, generación de comprobantes, firma electrónica, entre otros; que hacen al sistema más rápido, seguro, robusto y parametrizable
Ya no es necesario ejecutar las tareas de reinicio de secuencias cada año, con lo que se reduce la necesidad de crear bloqueos y que el administrador deba trabajar el 1 de enero para habilitar el sistema; cabe destacar que, si no se ejecutaban correctamente los scripts de inicialización de secuencias, se corría el riesgo de corromper la información existente en el sistema.
Administración de catálogos del sistema: títulos académicos, documentos anexos, acciones al reasignar, tipificación documental, entre otros.
Interfaces intuitivas y amigables que permiten mejorar la experiencia de nuestros usuarios.
Se modificaron varios de los combos utilizados en el sistema por combos más amigables que permiten hacer búsquedas en las opciones, ordenarlas y paginarlas.
c) Utilice nuestro sistema en la Nube
Con nuestras soluciones en la nube, ya no necesitará adquirir ni mantener infraestructura para la instalación del sistema, olvídese de los mantenimientos a los servidores, actualizaciones del software, obtención de respaldos y demás acciones requeridas para mantener sus servidores estables y su documentación segura.
Ahorre dinero en la compra de equipos y licencias, y pague únicamente por los usuarios que utilizaron el sistema durante el periodo de facturación; es decir que usted podrá registrar a todos los funcionarios de la institución y los pagos se realizan únicamente por los usuarios que accedieron al sistema, para este cálculo se excluyen los usuarios externos (ciudadanos)
Al contratar el servicio en la nube del Sistema de Gestión Documental “e-Doc Manager”, usted tendrá acceso a los siguientes servicios:
1. Servicio en la nube del Sistema de Gestión Documental “e-Doc Manager”
- Instalación de una instancia del Sistema de Gestión Documental “e-Doc Manager”, exclusiva para su
organización, en un servidor virtual provisto y administrado por nuestra empresa. - Actualizaciones del sistema y mantenimientos realizados por técnicos de nuestra empresa.
- Soporte técnico y funcional, orientado a solventar dudas sobre la configuración o el uso del sistema al
administrador o a los usuarios del mismo
2. Servicio de capacitación y acompañamiento post producción
- Capacitación a los funcionarios de su organización sobre el uso del sistema.
- Acceso a manuales y otros contenidos para que los funcionarios de su organización puedan capacitarse de manera virtual.
- Personal de nuestra empresa, realizará un acompañamiento post producción luego de la instalación del sistema, con el fin
de despejar dudas y hacer los afinamientos necesarios a la configuración del sistema.
3. Servicio de parametrización inicial del sistema
- Nuestros técnicos le ayudarán a personalizar los nombres, logos y plantillas para que el sistema se ajuste a su imagen
institucional - Configuración del sistema asociado a un subdominio de su organización, y envío de notificaciones a través de sus
cuentas de correo electrónico institucionales. - Carga masiva de usuarios y áreas de la organización.
4. Migración de información
¿Actualmente su organización utiliza otro sistema para la gestión documental? ¿Tiene instalada una versión antigua de Quipux? Nuestros técnicos se encargarán de migrar la información del otro sistema al nuevo Sistema de Gestión Documental, evitando que deba mantener un sistema antiguo consumiendo recursos de infraestructura y poniendo en riesgo la seguridad de su información.
5. Servicio de respaldos del sistema
A demás de los respaldos que nuestra empresa realiza del sistema, para su seguridad y tranquilidad, instalaremos sin ningún costo adicional el sistema de gestión documental Quipux mantenido por nuestra empresa en un servidor de su organización, y se realizará una copia mensual de la información existente en el sistema e-Doc Manager a su sistema Quipux. Este sistema estará configurado solo para consulta de los documentos registrados en el sistema; sin embargo, si en cualquier momento usted decide dejar de utilizar nuestros servicios, podrá utilizar este sistema Quipux en su ambiente de producción.
Entre los principales beneficios de contratar el serviciodel sistema de gestión documental “e-Doc Manager”en la nube, tenemos:
Permite centrarse en generar valor e innovar
Reduce costos, tanto iniciales como de mantenimiento posterior.
Incrementa la productividad y por tanto, la competitividad de las empresas
El sistema estará actualizado, se garantiza el uso de las últimas y más optimizadas versiones del software
Acelera la puesta en marcha de nuevas aplicaciones y servicios (time to market)
Evita inversiones en infraestructura TI propia y licencias de software.
Se paga sólo por el uso necesario y gasto bajo control
Permite ajustar el servicio o crecer en cualquier momento
Movilidad y acceso desde cualquier lugar, tanto para trabajar como para atender a diferentes clientes.
Más seguridad, toda la información permanece en la nube debido a que se realizan copias de seguridad periódicas y automáticas
Respeto al medio ambiente, La virtualización puede llegar a reducir el consumo de energía y sus niveles de contaminación en más de un 60%.
d) Instalación del sistema e-Doc Manager en servidores locales
Si usted desea instalar el Sistema de Gestión Documental “e-Doc Manager” en sus servidores, puede adquirir una licencia de uso del sistema, esta licencia le permitirá utilizar el sistema a perpetuidad sin restricción en el número de usuarios, documentos, información que se registre y utilizar cualquier funcionalidad del sistema (ver términos de licenciamiento) .
Esta opción la recomendamos para organizaciones con más de 1.000 usuarios; para organizaciones más pequeñas le recomendamos revisar nuestros servicios en la nube.
Al adquirir una licencia de uso del sistema “E-doc Manager”, usted tendrá acceso a los siguientes servicios:
1. Instalación de la última versión del sistema de gestión documental “e-Doc Manager”.
- Instalación y configuración del software base en los servidores y todos los paquetes necesarios para un correcto funcionamiento del sistema
- Instalación de la última versión del sistema “e-Doc Manager”
- Instalación y configuración del módulo de firma electrónica
- Instalación y configuración de un componente web para digitalización de documentos desde el sistema e-Doc Manager
2. Servicio de capacitación y acompañamiento post producción
- Capacitación a los funcionarios de su organización sobre el uso del sistema.
- Acceso a manuales y otros contenidos para que los funcionarios de su organización puedan capacitarse de manera virtual.
- Personal de nuestra empresa, realizará un acompañamiento post producción luego de la instalación del sistema, con el fin de despejar dudas y hacer los afinamientos necesarios a la configuración del sistema.
3. Servicio de parametrización inicial del sistema
- Nuestros técnicos le ayudarán a personalizar los nombres, logos y plantillas para que el sistema se ajuste a su imagen institucional
- Configuración del sistema asociado a un subdominio de su organización, y envío de notificaciones a través de sus cuentas de correo electrónico institucionales.
- Carga masiva de usuarios y áreas de la organización.
4. Migración de información
¿Actualmente su organización utiliza otro sistema para la gestión documental? ¿Tiene instalada una versión antigua de Quipux? Nuestros técnicos se encargarán de migrar la información del otro sistema al nuevo Sistema de Gestión Documental, evitando que deba mantener un sistema antiguo consumiendo recursos de infraestructura y poniendo en riesgo la seguridad de su información.
5. Servicio de Suscripciones
Durante el primer año luego de la adquisición del sistema usted tendrá acceso a los siguientes servicios:
- Servicio de soporte técnico remoto 24×7 directo del fabricante.
- Acceso a parches, nuevas funcionalidades y mejoras realizadas en el sistema “e-Doc Manager” por nuestra empresa.
- Mantenimientos periódicos y actualización de los servidores, realizados por nuestros técnicos
Este servicio podrá renovarlo anualmente, lo que le permitirá estar siempre actualizado y garantizar el correcto funcionamiento del sistema.
6. Servicio de Desarrollo de Software
Puede adquirir paquetes de horas de desarrollo de software que le permitirán personalizar e incluir nuevas funcionalidades en el sistema, de modo que se ajuste a sus necesidades y puedan obtener el mayor provecho de la herramienta.