Preguntas Frecuentes

Gestionar tu documentación de manera electrónica en lugar de los métodos manuales tiene las siguientes ventajas:

• Ahorro de tiempo y recursos
• Reducción de costos de fotocopias y toners
• Menor necesidad de material de archivo
• Evite la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento
• Toda la documentación de la empresa está controlada y centralizada
• Fácil almacenamientos y búsqueda rápida de documentos
• Eficiente sistema de recuperación de documentos
• Accede en cualquier parte del mundo a tu documentación por internet
• Permite definir permisos de accesos a documentos de acuerdo a su nivel de seguridad y confidencialidad
• Colaboración entre usuarios para crear, modificar y gestionar documentación
• Metadatos para la búsqueda rápida de documentos

Quipux es un sistema de gestión documental web, desarrollado y utilizado por el Estado ecuatoriano, que permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una Institución. Adicionalmente, el sistema permite firmar electrónicamente los documentos que se generan en el mismo.

Quipux puede ser implementado en entidades públicas o privadas que requieren agilitar la gestión documental y generar documentación firmada electrónicamente, reduciendo el uso del papel y costos asociados al envío y entrega de documentos. Por sus bondades y beneficios se ha convertido en una herramienta indispensable para la gestión pública.

Quipux gestiona la documentación digital e impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por personas y organizaciones externas hacia la institución. A continuación, se resume la funcionalidad general del sistema:

• Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos.
• Búsqueda y seguimiento de los documentos.
• Acceso al sistema desde todo lugar a través de Internet.
• Firma electrónica de documentos generados en el sistema.
• Acceso restringido a la documentación brindando seguridad a la información almacenada en el sistema.
• Reportes estadísticos del estado la documentación registrada en el sistema.

e-Doc Manager es una versión superior y más completa del Sistema de Gestión Documental Quipux, que permite la creación, registro, trámite y seguimiento de los documentos físicos y electrónicos que se envían y reciben en la organización; adicionalmente, permite firmar electrónicamente los documentos que se generan en el sistema.

Entre las principales mejoras realizadas al sistema Quipux, tenemos las siguientes:

1. Creación de expedientes y manejo de los documentos en base a un número único de trámite.
2. Creación diferentes tipos de documentos con plantillas y formularios. Por ejemplo: contratos, solicitudes de pago, solicitud de vacaciones, etc.
3. Administración de tipos de trámites y documentos con descriptores y tipos de anexos
4. Firma electrónica de documentos con más de un remitente
5. Contamos con un nuevo componente de firma electrónica que soporta la firma en el estándar PDF Signature; este nuevo componente funciona por medio de java web start por lo que ahora es posible realizar la firma electrónica con múltiples navegadores web.
6. Contamos con un nuevo componente web que permite escanear documentos directamente desde el aplicativo.
7. Se actualizó el editor de texto del sistema, se habilitó la opción para incluir imágenes en los documentos generados en el sistema y se mejoró la compatibilidad al elaborar tablas.
8. Búsquedas en el texto de los documentos, esta opción añade funcionalidades a la búsqueda avanzada permitiendo la localización de documentos buscándolos por medio de su contenido. Los documentos son indexados desde su elaboración por lo que se puede realizar la búsqueda en miles de documentos obteniendo resultados en fracciones de segundo.
9. El sistema permite firmar los archivos que se encuentran cargados como anexos en el sistema; es decir que ya no se requiere ingresar a páginas de terceros para firmar los documentos electrónicamente y posteriormente subirlos al sistema.
10. Permite realizar a los ciudadanos/usuarios externos realizar pagos en línea por los trámites que se generan en la Institución. Al momento se integra con Pay Pal.
11. Bandejas compartidas, el sistema permite a los usuarios compartir sus bandejas de documentos recibidos y en elaboración con otros usuarios de modo que estos puedan ver la información que estas contienen; esta funcionalidad ya no está restringida únicamente a los “Jefes”.
12. Cuenta con varios métodos de autenticación: propia del sistema, LDAP, Active Directory, Sistemas CAS, entre otros
13. Nuevo módulo de Archivo Físico, permite:
    • Creación y administración de tablas de retención documental
    • Clasificación de documentos en base a los tipos documentales
14. Envió de notificaciones a las asistentes sobre la documentación recibida y enviada por los jefes de área.
15. Nuevos reportes
16. Nuevo cuadro de sumillas en los documentos
17. Reingeniería de varios módulos del sistema como por ejemplo: login, seguridades del sistema, registro de documentos, el módulo de transacciones, búsqueda avanzada, generación de comprobantes, firma electrónica, entre otros; que hacen al sistema más rápido, seguro, robusto y parametrizable
18. Ya no es necesario ejecutar las tareas de reinicio de secuencias cada año, con lo que se reduce la necesidad de crear bloqueos y que el administrador deba trabajar el 1 de enero para habilitar el sistema; cabe destacar que, si no se ejecutaban correctamente los scripts de inicialización de secuencias, se corría el riesgo de corromper la información existente en el sistema.
19. Administración de catálogos del sistema: títulos académicos, documentos anexos, acciones al reasignar, tipificación documental, entre otros.
20. Interfaces intuitivas y amigables que permiten mejorar la experiencia de nuestros usuarios.
    Se modificaron varios de los combos utilizados en el sistema por combos más amigables que permiten hacer búsquedas en las opciones, ordenarlas y paginarlas.