¿Qué es la clasificación de documentos?
DEFINICIÓN Y ASPECTOS GENERALES
La clasificación es el punto de partida para la gestión eficiente de los documentos de una organización. Es un proceso central en la gestión documental que consiste en la identificación y organización de los documentos generados por una institución en el transcurso de su gestión. Como señala la norma ISO 15489, la clasificación es esencial para facilitar la descripción, el control y el establecimiento de relaciones entre documentos que evidencian una actividad, y para la asignación de las acciones de disposición y condiciones de acceso correspondientes a cada agrupación documental. Contar con un sistema de clasificación permitirá a las instituciones identificar los vínculos que existen entre los documentos y situarlos en su contexto de producción (es decir, establecer bajo qué función fueron creados y qué actividades registran), asignando metadatos esenciales para su gestión y oportuna recuperación.
CARACTERÍSTICAS DE LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La clasificación de documentos es una actividad que requiere de tiempo y de gran cantidad de información sobre la institución que ha generado y acumulado los documentos. Deberá realizarse utilizando niveles de agrupación documental y un criterio de clasificación, como se describe a continuación.
NIVELES DE AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
Al momento de clasificar los documentos, se debe tener en cuenta que existen distintos tipos y niveles de agrupación documental. Estas agrupaciones son la base de cualquier sistema de clasificación documental. En el contexto del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional, pueden entenderse de la siguiente manera:
- Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor (ISAD G, 1999).
- Subfondo: División primera del fondo, establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad, que se identifica con los órganos y con las funciones productoras de los documentos.
- Serie documental: Conjunto de documentos de similares características que se relacionan entre sí por haber sido creados, recibidos o utilizados por una institución en virtud de una función y la ejecución de una misma actividad. Las series se encuentran subordinadas a los subfondos, y pueden dividirse en nuevas subseries, cuando la complejidad de las actividades y los documentos generados así lo ameriten.
- Unidad documental compuesta o Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa. Pueden ser generados por una entidad productora en la resolución de un mismo asunto, trámite o procedimiento administrativo o bien constituido durante el proceso de organización archivística porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
- Unidad documental simple o Documento: Corresponde a la unidad archivística más pequeña e intelectualmente indivisible. Ejemplos son una carta, una memoria, un informe, una fotografía o una grabación sonora.
Fuente: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN. (2019, abril). Archivo Nacional de Chile. https://www.archivonacional.gob.cl/616/articles-90463_recurso_5.pdf