Quipux Ecuador, Quipux Gestión Documental

Quipux es un sistema de gestión documental que permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos. Apoyamos a varias instituciones publicas y privadas a manejar de una manera eficiente, rápida y segura, todos los documentos que se crean a diario en cualquier ámbito o servicio de la empresa. El sistema de quipux esta basado en un moderno sistema de gestión de documentos que ayuda a mejorar los tiempos de gestión que realizan a diario.

logo quipux quito ecuador soporte

Sistema De GestiónDocumental Quipux

a) Descripción del sistema

Quipux es un sistema de gestión documental web, desarrollado y utilizado por el Estado ecuatoriano, que permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una Institución. Adicionalmente, el sistema permite firmar electrónicamente los documentos que se generan en el mismo.

Quipux puede ser implementado en entidades públicas o privadas que requieren agilitar la gestión documental y generar documentación firmada electrónicamente, reduciendo el uso del papel y costos asociados al envío y entrega de documentos. Por sus bondades y beneficios se ha convertido en una herramienta indispensable para la gestión pública.

¿Para qué sirve Quipux?

Quipux gestiona la documentación digital e impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por personas y organizaciones externas hacia la institución. A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:

  • Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos.
  • Búsqueda y seguimiento de los documentos.
  • Acceso al sistema desde todo lugar a través de Internet.
  • Firma electrónica de documentos generados en el sistema.
  • Acceso restringido a la documentación brindando seguridad a la información almacenada en el sistema.
  • Reportes estadísticos del estado la documentación registrada en el sistema.

Principales versiones disponibles del sistema:

Quipux Gubernamental: Es un servicio que el Ministerio de Telecomunicaciones del Gobierno Ecuatoriano pone a disposición de las instituciones que forman parte de la Administración Pública Central (ministerios y secretarías de la función ejecutiva); las demás instituciones que deseen utilizar el sistema, deberán instalarlo en su propia infraestructura.

Quipux Comunitario: Es una versión del sistema distribuida por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico del Ecuador y que se encuentra disponible para su descarga desde el Repositorio de Software Público del Gobierno. Esta versión del sistema ya no cuenta con soporte desde agosto de 2021 y la Subsecretaría de Gobierno Electrónico no recomienda su uso en ambientes de producción.

Quipux InnovaFiles: Es una versión del sistema Quipux mantenida por nuestra empresa, está basado en el sistema Quipux versión 4 pero cuenta con varias mejoras realizadas por nuestros técnicos.

e-Doc Manager: Es una versión superior y más completa del Sistema de Gestión Documental Quipux, desarrollada y mantenida por nuestra empresa: es un sistema robusto, estable y seguro, cuenta con múltiples funcionalidades adicionales orientadas a mejorar y simplificar los procesos documentales, e-Doc Manager está en un continuo proceso de mejora y cuenta con el soporte y garantía de nuestra empresa.

b) Funcionalidades del sistema

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Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos

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Búsqueda y seguimiento de los documentos

c movilidad y acceso

Acceso al sistema desde todo lugar a través de Internet

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Firma electrónica de documentos generados en el sistema

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Acceso restringido a la documentación brindando seguridad a la información almacenada en el sistema

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Gestión de carpetas virtuales por área.

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Soporta versionamiento de documentos

b escanear documentos directamente

Gestión de metadatos

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Respaldos de los documentos generados por los usuarios del sistema.

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Gestión y seguimiento de tareas asociadas a usuarios y documentos del sistema.

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Usuarios externos o ciudadanos pueden ingresar a revisar el estado de su trámite

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Soporta múltiples cargos.

b administracion de tipos de tramites

Soporta tipos de documentos básicos.

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Administración de áreas y usuarios.

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Generación de comprobantes de la documentación física ingresada.

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Reportes estadísticos de documentos creados, enviados, tramitados, pendientes y archivados.

c) Instalación y configuración del sistema

icono servicios edoc

Nuestra empresa se especializa en la instalación del sistema Quipux y les guiaremos en todo el proceso de implementación de este sistema; nuestros servicios incluyen las siguientes actividades:

1. Instalación de la última versión del sistema de gestión documental “Quipux InnovaFiles”.

  • Instalación y configuración del software base en los servidores y todos los paquetes necesarios para un correcto funcionamiento del sistema
  • Instalación de la última versión del sistema “Quipux InnovaFiles”
  • Instalación y configuración del módulo de firma electrónica

2. Servicio de capacitación y acompañamiento post producción

  • Capacitación a los funcionarios de su organización sobre el uso del sistema.
  • Acceso a manuales y otros contenidos para que los funcionarios de su organización puedan capacitarse de manera virtual.
  • Personal de nuestra empresa, realizará un acompañamiento post producción luego de la instalación del sistema, con el fin de despejar dudas y hacer los afinamientos necesarios a la configuración del sistema.

3. Servicio de parametrización inicial del sistema

  • Nuestros técnicos le ayudarán a personalizar los nombres, logos y plantillas para que el sistema se ajuste a su imagen institucional
  • Configuración del sistema asociado al subdominio de su organización, y envío de notificaciones a través de sus cuentas de correo electrónico institucionales.
  • Carga masiva de usuarios y áreas de la organización.

4. Migración de información

¿Actualmente su organización utiliza otro sistema para la gestión documental? ¿Tiene instalada una versión antigua de Quipux? Nuestros técnicos se encargarán de migrar la información del otro sistema al nuevo Sistema de Gestión Documental, evitando que deba mantener un sistema antiguo consumiendo recursos de infraestructura y poniendo en riesgo la seguridad de su información.

5. Servicio de Soporte Técnico

Su Organización contará con el respaldo de nuestros técnicos y especialistas en casos de emergencia, el servicio de Soporte Técnico les permitirá mantener el sistema estable y disponible para sus usuarios en todo momento.

Cabe destacar que el Sistema de Gestión Documental “Quipux InnovaFiles” una versión del sistema depurada y mejorada por nuestros técnicos, la cual cuenta entre otras mejoras con las siguientes:

servicio en la nube 2

1. Seguridades del sistema:

Añadimos nuevos módulos de seguridad en reemplazo a los eliminados en las versiones comunitarias de Quipux y corregimos múltiples exploits identificados en el sistema.

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2. Reinicio de secuencias:

Automatizamos el proceso de reinicio de secuencias que se debe ejecutar todos los años; es decir que ya no será necesario detener el sistema cada 31 de diciembre hasta que el administrador del sistema lo habilite el 1 de enero; al automatizar este proceso se reduce el riesgo de cometer errores y corromper la información almacenada en el sistema.

servicio de parametrizacion

3. Interconexión con otros sistemas documentales basados en Quipux:

Esta funcionalidad le permitirá de enviar y recibir documentos firmados electrónicamente desde su sistema a otras instituciones que tienen sus propios sistemas documentales basados en Quipux; al momento no podrá interconectarse con el sistema Quipux del Gobierno administrado por el MINTEL, pero podrá enviar documentos a más de 100 instituciones y empresas públicas, algunas de ellas son los Municipios de Quito, Cuenca, Rumiñahui, Cayambe, el ISSFA entre otras.

Considerando la importancia de su documentación y la necesidad de que esta permanezca íntegra y segura, es nuestro compromiso brindarles un servicio de calidad, garantizando que su organización contará con un sistema estable, seguro y configurado para su correcto funcionamiento en ambientes de producción.

d) Principales diferencias entre Quipux y e-Doc Manager

PRINCIPALES FUNCIONALIDADESQuipuxe-Doc Manager
 Versión de PHP soportada:5.27.2
Creación, envío, recepción, almacenamiento:
Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos:
Búsqueda y seguimiento de los documentos
Acceso al sistema desde todo lugar a través de Internet
 Firma electrónica de documentos generados en el sistema
 Registro de documentación externa
 Parametrización de la numeración de los documentos
 Gestión de metadatos y carpetas virtuales
 Soporta versionamiento de documentos
 Gestión de tareas asociadas a usuarios y documentos del sistema
 Soporta múltiples cargos
 Creación de diferentes tipos de documentos a partir de plantillas predeterminadas y formularios. Por ejemplo-contratos, solicitudes de pago, solicitud de vacaciones, etc
 Gestión de áreas y perfiles de usuarios
 Generación de comprobantes de la documentación física ingresada
 Reportes estadísticos de documentos creados, enviados, tramitados, pendientes y archivados
 Cuadro de sumillas de los documentos
 Creación de documentos con más de un remitente
 Firma electrónica de documentos con más de un remitente
 Firma electrónica de archivos anexosPDF Signature
 Estándar de Firma electrónica UtilizadoCMS
 Permite crear metadatos dependiendo del tipo de trámite; adicionalmente permite definir los anexos que se deben subir a este trámite y definir plantillas para los diferentes tipos de documentos
 Permite realizar a los ciudadanos/usuarios externos realizar pagos en línea por los trámites que se generan en la Institución. Al momento se integra con Pay Pal
 Permite elaborar documentos con imágenes dentro del texto de los documentos
 Permite compartir bandejas entre múltiples usuarios
 Búsquedas en el texto de los documentos
 Permite la autenticación de usuarios por LDAP o Active Directory
 Plantillas para la elaboración de documentos en base a formatos preestablecidos
 Componente web integrado al sistema para escanear documentos
 Creación de expedientes y manejo de los documentos en base a un número único de trámite
 Clasificación de expedientes según Cuadro de Clasificación de Series Documentales
 Módulo de Archivo Físico * Creación y administración de Cuadros de Clasificación de Series Documentales y tablas de retención documental* Clasificación de expedientes en base a los tipos documentales * Definición de índices y metadatos para los expedientes
 Administración de catálogos del sistema- títulos académicos, documentos anexos, acciones al reasignar, tipificación documental, entre otros
 Carpetas virtuales compartidas entre múltiples áreas
 Nuevos reportes

OTROS CAMBIOS REALIZADOS AL SISTEMA EDOC MANAGER

Interfaces intuitivas y amigables que permiten mejorar la experiencia de nuestros usuarios.

Se actualizó el editor de texto del sistema, se habilitó la opción para incluir imágenes en los documentos generados en el sistema y se mejoró la compatibilidad al elaborar tablas.

Considerando la importancia de la información y el riesgo permanente en los que se encuentran los sistemas de la Instituciones, hemos implementado nuevos controles en el sistema que permitan restringir el acceso de personas no deseadas y detectar tempranamente cuando se realizan intentos de vulnerar las seguridades del sistema. Un ejemplo de esto, es que el sistema envía notificaciones al administrador cuando se detectan cadenas sospechosas de contener ataques de tipo SQL Injection o Cross Site Scripting.

Se reestructuró la funcionalidad para el envío de correos electrónicos permitiendo que el sistema se conecte a los servidores de correo electrónico institucionales utilizando los protocolos seguros TLS o SSL, eliminando la necesidad de enviar los correos utilizando SMTP a través del puerto 25, lo que constituía un grave riesgo de seguridad ya que los servidores de correo quedaban expuestos a ataques de tipo open relay y se reduce la posibilidad de que los servidores caigan en listas negras. Adicionalmente se debe considerar que la mayoría de servidores de correo electrónico ya no permiten el envío de correos utilizando el protocolo SMTP.

Se reestructuró el componente de Firma Electrónica; este nuevo componente funciona por medio de Java Web Start, por lo que ahora es posible realizar la firma electrónica con múltiples navegadores web.

Adicionalmente se mejoró la verificación de certificados revocados utilizando el estándar OSCP, lo que brinda mayor seguridad al momento de firmar electrónicamente documentos.

Soporta certificados electrónicos emitidos por el Banco Central del Ecuador, Security Data, ANFAC y el Consejo de la Judicatura

Se afinó el sistema para que funcione más rápido, se hicieron cambios en la estructura de la base de datos y se corrigieron algunos bugs del sistema especialmente relacionados con seguridades, considerando los cambios en la tecnología y que los navegadores y servidores actuales brindan nuevos recursos a los desarrolladores, hemos venido actualizando el sistema con la finalidad de aprovechar de mejor manera estos recursos.

Se reestructuró el módulo de elaboración de documentos, haciéndolo más seguro, rápido y eficiente; adicionalmente permite parametrizar fácilmente nuevos tipos de documentos y sus opciones de impresión.

Se reestructuró el módulo de transacciones, se redujeron los tiempos de respuesta, se optimizaron las consultas a la base de datos y se mejoró la interfaz del módulo; por ejemplo, se mejoró la interfaz para la selección de acciones, áreas y usuarios, facilitando incluso la selección de varios destinatarios al momento de informar documentos; se mejoró la selección de carpetas virtuales, entre otras opciones.

Se desarrolló un nuevo módulo de búsqueda avanzada, reduciendo el número de consultas realizadas a la base de datos lo que reduce la carga de los servidores y mejora el rendimiento de todo el sistema

Considerando los inconvenientes causados por el módulo de generación de tickets y comprobantes de ingreso de documentos externos debido a su gran consumo de recursos en el servidor, y que en las nuevas versiones de PHP este ya no funcionaba, se reestructuró el módulo completamente, utilizando las funciones estándar para la generación de archivos PDF. Adicionalmente,

Se añadieron nuevos índices que permiten registrar información adicional sobre los documentos

Se desarrollaron múltiples servicios web que facilitan la integración con otros sistemas.

Se crearon archivos de configuración que permiten modificar fácilmente los logos, nombres de la institución, imágenes y el nombre del sistema para el envío de correos electrónicos, en las etiquetas, cabeceras y textos de los correos electrónicos. Con esto se consigue facilitar la personalización e institucionalización del sistema

Se cambiaron los combos del sistema por combos más amigables al usuario, lo que facilita la visualización, búsqueda y selección de los ítems.

Se añadieron nuevos permisos para los usuarios como la reasignación automática de documentos, impresión de documentos por usuario, entre otros.

Se eliminaron tareas administrativas como el reinicio de secuencias cada año, con lo que se reduce la necesidad de crear bloqueos y que el administrador deba trabajar el 1 de enero para habilitar el sistema; cabe destacar que si no se ejecutaban correctamente los scripts de inicialización de secuencias, se corría el riesgo de corromper la información existente en el sistema.

Se eliminó también la autorización requerida por parte de un administrador cuando se realizan cambios en la información de los ciudadanos o cuando el ciudadano solicita firmar electrónicamente documentos en el sistema.

Se crearon accesos directos a funcionalidades como generación de comprobantes, carga de imágenes digitalizadas y anexos, entre otros; lo que mejora la experiencia de los usuarios en del sistema.