Smart files Repositorio de Documentos Seguro y agil
Smart files Repositorio de Documentos seguro, ágil y que facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos importantes en tu empresa. En ecuador podemos ver como se esta transformando a una era digital, donde los documentos físicos están quedando en segundo plano, esto nos lleva a la necesidad de tener un repositorio de documentos en la nube.
Repositorio Documental YArchivo “Smart Files”
a) Descripción del sistema y beneficios
Smart Files es un repositorio documental que le permite almacenar los documentos generados en su organización de manera segura, buscar y recuperar la información ágilmente y mejorar el trabajo colaborativo incrementando la productividad de sus colaboradores.
Además, el sistema cuenta con módulos para la gestión del archivo físico, extracción del texto contenido en los documentos, OCR e indexación de archivos, un componente web para digitalización de documentos, firma electrónica de archivos, entre otros.
Beneficios de implementar el sistema Smart Files en su organización
Mayor Productividad
Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
Ahorro de Costos
Se tiene un ahorro significativo en la preservación de la documentación; así como en las diferentes actividades relacionadas: archivar, imprimir, fotocopiar, buscar, etc.
Ahorro de Tiempo
Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, con los documentos electrónicos también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
El sistema permite la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas.
Movilidad
La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar.
Trabajo colaborativo
Permite a los miembros de la organización almacenar toda la documentación en un repositorio centralizado en el que varias personas pueden consultar y compartir la documentación que generan; haciendo que todos almacenen la documentación con un orden definido; con esto evitamos que cada uno de los colaboradores cree sus propios archivos, lo que genera duplicidad de información, inconvenientes en el versionamiento de los documentos y dependencia de las personas para ejecutar determinados procesos en la organización.
b) Funcionalidades del sistema
Entre los principales módulos y funcionalidades del sistema “Smart Files”, tenemos:
Repositorio documental
- Interfaz web intuitiva y sencilla de manejar.
- Clasificación de documentos en el sistema.
- Permite registro de metadatos asociados a los documentos:
- Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar la gestión documental.
- Los metadatos describen el contenido de los archivos o la información de los datos lo que, unido a una buena categorización, agiliza enormemente la localización de documentos
- Anexar documentación en cualquier formato.
- Soporta versionamiento de documentos.
- Firma electrónica de documentos, utilizando los estándares PDF Signature ó CMS.
- Búsqueda de los documentos registrados utilizando múltiples criterios como fechas, números de documento, entre otros.
- Búsquedas en el texto y en los índices (metadatos) de los documentos.
- Acceso restringido a la documentación brindando seguridad a la información almacenada en el sistema. Asignar controles de acceso, asegura en gran medida la seguridad de la gestión documental evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.
- Reportes estadísticos de la información y los documentos registrados en el sistema.
Administración del sistema
- Gestión de areas
- Gestión de usuarios y permisos.
- Historial de las acciones realizadas por los usuarios.
- Administración de catálogos: extensiones de los documentos, tipos documentales, entre otros.
- Permite la personalización de logos, nombres y plantillas, de modo que el sistema se ajuste a la imagen de su institución.
- El tamaño de los añexos es personalizable por usuario.
Indexación de archivos
- Extracción del texto contenido en los archivos adjuntos para los principales formatos (archivos de Microsoft Office, Open Office y PDF) y mediante OCR para archivos de imágenes.
- Indexación y búsquedas en el texto de los documentos.
Firma electrónica de documentos
- Permite la firma electrónica de documentos con los estándares CMS (utilizado en la mayoría de instituciones públicas) y PDF Signature.
Gestión del archivo físico
- Creación y administración de tablas de retención documental
- Clasificación de documentos en base a los tipos documentales
- Organización de la documentación en el archivo físico
- Préstamos de documentos
- Transferencia de documentos a otros archivos
- Eliminación de documentos una vez cumplidos los plazos de conservación
Componente web para digitalización de documentos
- Un componente web para digitalización de documentos directamente desde el sistema.
- Componente compatible con scanners TWAIN.
Seguridades
- Los documentos se guardan en la base de datos por lo que se puede acceder a los documentos únicamente a través del sistema.
- Considerando la importancia de la información y el riesgo permanente en los que se encuentran los sistemas, hemos implementado múltiples controles en el sistema que permiten restringir el acceso de personas no deseadas y detectar tempranamente cuando se realizan intentos de vulnerar las seguridades del sistema. Un ejemplo de esto, es que el sistema envía notificaciones al administrador cuando se detectan cadenas sospechosas de contener ataques de tipo SQL Injection o Cross Site Scripting
c) Servicio en la Nube
Con nuestras soluciones en la nube, ya no necesitará adquirir ni mantener infraestructura para la instalación del sistema, olvídese de los mantenimientos a los servidores, actualizaciones del software, obtención de respaldos y demás acciones requeridas para mantener sus servidores estables y su documentación segura.
Al contratar el servicio en la nube del repositorio de documentos y archivo “Smart Files”, usted tendrá acceso a los siguientes servicios:
1. Servicio en la nube del repositorio de documentos y archivo “Smart Files”
- Instalación de una instancia del repositorio de documentos y archivo “Smart Files”, exclusiva para su organización, en un servidor virtual provisto y administrado por nuestra empresa.
- Actualizaciones del sistema y mantenimientos realizados por técnicos de nuestra empresa.
- Soporte técnico y funcional, orientado a solventar dudas sobre la configuración o el uso del sistema al administrador o a los usuarios del mismo
2. Servicio de capacitación y acompañamiento post producción
- Capacitación a los funcionarios de su organización sobre el uso del sistema.
- Acceso a manuales y otros contenidos para que los funcionarios de su organización puedan capacitarse de manera virtual.
- Personal de nuestra empresa, realizará un acompañamiento post producción luego de la instalación del sistema, con el fin de despejar dudas y hacer los afinamientos necesarios a la configuración del sistema.
3. Servicio de parametrización inicial del sistema
- Nuestros técnicos le ayudarán a personalizar los nombres, logos y plantillas para que el sistema se ajuste a su imagen institucional
- Configuración del sistema asociado a un subdominio de su organización, y envío de notificaciones a través de sus cuentas de correo electrónico institucionales.
- Carga masiva de usuarios y áreas de la organización.
4. Servicio de respaldos del sistema
A demás de los respaldos que nuestra empresa realiza del sistema, para su seguridad y tranquilidad, instalaremos un módulo para consultas de documentos en un servidor de su organización, y se realizará una copia mensual de la información existente en el sistema Smart Files a su servidor.
d) Instalación del repositorio de documentos y archivo “Smart Files” en servidores locales
Si usted desea instalar el repositorio de documentos y archivo “Smart Files” en sus servidores, puede adquirir una licencia de uso del sistema, esta licencia le permitirá utilizar el sistema a perpetuidad sin restricción en el número de usuarios, documentos, información que se registre y utilizar cualquier funcionalidad del sistema (ver términos de licenciamiento) .
Al adquirir una licencia de uso del sistema “Smart Files”, usted tendrá acceso a los siguientes servicios:
1. Instalación de la última versión del repositorio de documentos y archivo “Smart Files”.
- Instalación y configuración del software base en los servidores y todos los paquetes necesarios para un correcto funcionamiento del sistema
- Instalación de la última versión del sistema “Smart Files”
- Instalación y configuración de un componente web para digitalización de documentos desde el sistema e-Doc Manager
2. Servicio de capacitación y acompañamiento post producción
- Capacitación a los funcionarios de su organización sobre el uso del sistema.
- Acceso a manuales y otros contenidos para que los funcionarios de su organización puedan capacitarse de manera virtual.
- Personal de nuestra empresa, realizará un acompañamiento post producción luego de la instalación del sistema, con el fin de despejar dudas y hacer los afinamientos necesarios a la configuración del sistema.
3. Servicio de parametrización inicial del sistema
- Nuestros técnicos le ayudarán a personalizar los nombres, logos y plantillas para que el sistema se ajuste a su imagen institucional
- Configuración del sistema asociado a un subdominio de su organización, y envío de notificaciones a través de sus cuentas de correo electrónico institucionales.
4. Servicio de Suscripciones
Durante el primer año luego de la adquisición del sistema usted tendrá acceso a los siguientes servicios:
- Servicio de soporte técnico remoto 24×7 directo del fabricante.
- Acceso a parches, nuevas funcionalidades y mejoras realizadas en el sistema “e-Smart Files” por nuestra empresa.
- Mantenimientos periódicos y actualización de los servidores, realizados por nuestros técnicos.
Este servicio podrá renovarlo anualmente, lo que le permitirá estar siempre actualizado y garantizar el correcto funcionamiento del sistema.
5. Servicio de Desarrollo de Software
Puede adquirir paquetes de horas de desarrollo de software que le permitirán personalizar e incluir nuevas funcionalidades en el sistema, e integraciones con otros sistemas de su organización, de modo que se ajuste a sus necesidades y puedan obtener el mayor provecho de la herramienta.